Компаније ми се често обраћају да проценим кандидате, проверим њихове вештине, водим интервју или помогнем у изради практичних задатака за избор. Највише захтева односи се на руководиоце пројеката и друге руководиоце, а остали на програмере, дизајнере, аналитичаре, тестере, системске инжењере и архитекте.
Рад са послодавцима и кандидатима открио је још један проблем који почиње после запошљавања: адаптацију и увођење у посао. Компанија може мислити да су радно место и кратко објашњење правила довољни да нови колега постане активан члан тима. Запослени то доживљава другачије: доведен је на радно место и остављен да све сам открије, без разумевања структуре, одговорности, процеса, локација и људи око себе.
Клијентима сам објаснио овај јаз и предложио структуриран програм увођења. После прикупљања података о њиховим процесима и постојећој пракси настала је детаљна основа. То није крута контролна листа: фазе се могу мењати, поједноставити или проширити према потребама организације.
Оквир за увођење новог запосленог
У посматраним компанијама модел је био организован као низ фаза, при чему су прве четири распоређене по недељама, а коначна одлука повезана са пробним радом.
I фаза: прва недеља — припрема и оријентација
Задатак: детаљно упознавање са компанијом.
Први радни дан
Целој компанији пошаљите обавештење о доласку новог запосленог. Укључите:
- фотографију;
- име и презиме;
- радно место;
- сектор;
- одељење или тим.
Одговорна особа: HR менаџер.
Блок 1: компанија, правила и услови рада
- историја организације, уз везу ка одговарајућој страници сајта када је корисно;
- производи и услуге;
- управљачка структура, кључни руководиоци и локације организационих јединица, по могућности у јасном приручнику;
- радно време, одмори, слободни дани и погодности за запослене, у разговору са HR-ом;
- традиција, елементи корпоративне културе и основне процедуре;
- кључна правила компаније, укључујући заштиту података о личности када је применљиво.
Одговорна особа: HR менаџер.
- договорити почетне циљеве;
- објаснити могућности развоја: напредовање зараде, учење и професионални раст.
Одговорна особа: руководилац одељења.
Блок 2: одељење и радно место
- представити колеге;
- објаснити радни ритам тима.
Одговорна особа: руководилац одељења.
- доставити правилник о одељењу или одговарајући документ;
- доставити и објаснити опис радног места.
Одговорна особа: HR менаџер.
- објаснити оперативне функције и особености рада одељења;
- прегледати документе који уређују производни или испоручни процес.
Одговорна особа: руководилац одељења.
HR припрема основна документа о запошљавању и организује потписивање.
Од другог до четвртог радног дана
Објасните како ће запослени сарађивати са другим деловима компаније:
- одељења са којима ће улога сарађивати;
- правила и канали сарадње, документа, захтеви за њихов изглед и рокови одговора;
- могуће оперативне тешкоће;
- механизми решавања проблема и ескалације;
- важни ранији случајеви;
- именовање ментора или куратора — обично искусног запосленог кога бира непосредни руководилац, односно тим-лида у ИТ тиму. Ментор планира, прати и оцењује рад новог колеге током пробног рада. Запослени доставља извештаје о напретку учесталошћу договореном за ту улогу.
Одговорна особа: руководилац одељења.
Завршите и потпишите формална документа о пријему у радни однос, као што су решење, уговор или локални еквивалент.
Одговорна особа: HR менаџер.
Пети радни дан
Руководилац одељења прегледа прву оријентациону недељу и разговара о исходу са новим запосленим.
Одговорни: руководилац одељења и ментор или тим-лид.
II фаза: друга недеља — почетни радни период
Задатак: практично упознавање са одговорностима, захтевима радног места, очекиваним резултатима и правилима рада; израда и преглед плана рада.
- Ментор припрема план и распоред рада новог запосленог.
- Ментор прати и оцењује запосленог током пробног рада, обично од једног до три месеца.
- Запослени ради по плану и на крају сваке недеље доставља извештај о напретку.
Одговорна особа: ментор, куратор или тим-лид.
На крају недеље руководилац одељења први пут упоређује наведена и показана знања, вештине и способности и даје практичне препоруке.
III фаза: трећа и четврта недеља — адаптација
Задатак: укључивање у оперативни процес, прилагођавање правном, друштвеном и организационом контексту, изградња радних односа и наставак договореног плана.
На крају првог месеца руководилац одељења прегледа резултате и посебно посматра социјалну и психолошку адаптацију: укључивање у колектив, изградњу односа, прихватање информација које се не поклапају са претходним искуством и реакцију на критичку повратну информацију. Када је потребно, руководилац помаже новом колеги да изгради конструктивне радне односе.
Одговорни: руководилац одељења и ментор или тим-лид.
IV фаза: пета недеља — завршетак формалног увођења
Задатак: стабилан рад.
Запослени извршава договорени посао у оквиру својих овлашћења и компетенција. На крају недеље руководилац одељења сумира период адаптације и саопштава резултат запосленом и HR-у.
V фаза: пре краја пробног рада
Недељу дана пре завршетка пробног рада — обично на крају трећег месеца или раније — руководилац одељења доставља HR-у писмену, доказима поткрепљену препоруку о наставку или престанку радног односа и, када је применљиво, о промени зараде.
Одговорни: руководилац одељења и HR менаџер. HR припрема потребна документа.
Сажет распоред
- I фаза, прва недеља: детаљно упознавање са компанијом, документима и стандардима. Одговорни: руководилац одељења и HR.
- II фаза, друга недеља: практично упознавање са одговорностима, очекиваним резултатима и правилима; израда плана рада. Одговоран: ментор или тим-лид.
- III фаза, трећа и четврта недеља: укључивање у оперативни процес, организациони контекст и радне односе уз наставак плана. Одговорни: руководилац одељења и ментор или тим-лид.
- IV фаза, пета недеља: стабилан рад и формални преглед адаптације који води руководилац одељења.
- V фаза, пре краја пробног рада: доказима поткрепљена препорука о запошљавању и заради. Одговорни: руководилац одељења и HR.
Добар програм увођења уклања непотребну неизвесност, али не замењује иницијативу запосленог. Он чини очекивања, односе, документа, повратну информацију и тачке одлучивања видљивим, тако да и нови колега и компанија могу да процене усклађеност на основу стварног рада, а не првог утиска.
