На Форуму о адаптацији запослених 2019. године једно од практичних питања било је како помоћи удаљеним запосленима да постану део тима, а не само имена на екрану. Јелена Војцеховска, тада виша руководитељка програма обуке, представила је приступ компаније Kaspersky увођењу људи који раде на различитим локацијама.
Реч је о историјском примеру, али управљачки проблем остаје актуелан: удаљеном запосленом нису довољни приступни подаци и списак задатака. Потребни су му контекст, поуздани радни односи и јасан пут до повратне информације.
Зашто је удаљено увођење захтевало систем
Kaspersky је пословао међународно и окупљао стручњаке на бројним локацијама. Производи су били технички сложени, па су запослени који раде са клијентима морали да имају и добро познавање производа и јасно разумевање разлика између решења компаније.
Обука новог колеге захтевала је много времена и пажње. Када би неко отишао током пробног рада, организација није губила само трошак запошљавања већ и рад руководилаца, ментора и стручњака. Презентација је указала и на познат ризик: после прве радне недеље многи нови запослени још нису могли да процене да ли у компанији виде дугорочну будућност.
Удаљене колеге имале су и додатне препреке:
- могле су да се осећају одвојено од сврхе и свакодневног живота организације;
- догађаји и неформално знање из главне канцеларије нису до њих долазили природно;
- повратна информација руководиоца могла је да касни;
- неки људи су годинама радили а да никада нису лично срели колеге из седишта.
Модел увођења у посао
Компанија је изградила структуриран програм за развој знања, понашања и односа неопходних за ефикасан рад. Један од централних елемената била је Академија продаје за нове запослене.
Обука је имала два повезана смера:
- Људи са добром техничком основом упознавали су специфичну логику, примену и позиционирање актуелних производа и решења.
- Менаџери продаје учили су карактеристике производа, кључне разлике и вредност за клијента како би понуду објашњавали прецизно, без општих продајних формулација.
Шестомесечни програм повезивао је пословне симулације и електронско учење. Сваки учесник добијао је индивидуални план, а напредак се проверавао уместо да се подразумева.
Принципи доброг програма
- Информације дајте постепено. Нову особу не треба првог дана затрпати свим документима и процесима; садржај треба распоредити у смисленом редоследу.
- Направите једно поуздано полазиште. Пре доласка запосленог припремите основне документе, контакте и ресурсе.
- Одржавајте материјале. Застарео садржај учи људе да не верују бази знања и да за сваки одговор траже приватну поруку.
- Пратите стварни напредак. Завршен курс није исто што и разумевање; евиденцију учења треба повезати са разговором и практичном применом.
У првој групи описаној у овом примеру учествовао је 51 запослени из пет региона и једанаест земаља. Вредност програма није била само у познавању производа: организација, њена очекивања и људи постали су новим колегама опипљивији.
Од обуке до осећаја припадности
Увођење у посао је и друштвени прелаз. Kaspersky је удаљено учење допунио сусретом добродошлице у московском седишту. На првом окупљању било је 19 запослених из девет земаља. Учесницима је значило што су упознали колеге, разумели ширу организацију и изградили односе који ће касније олакшати удаљену сарадњу.
Практичне поуке за дистрибуиране тимове
- Објасните сврху, приоритете и начин рада организације, а не само списак задатака.
- Доделите ментора који може да одговори на практична питања и протумачи културу, правила и неписане навике.
- Договорите предвидљив ритам повратне информације са руководиоцем, нарочито током пробног рада.
- Представите људе и заједнице од којих ће нови колега зависити пре него што проблем натера на први контакт.
- Повежите заједничке стандарде са индивидуалним планом учења.
- Када је трошак оправдан, организујте сврсисходне сусрете уживо.
Удаљено увођење је успешно када нови запослени уме да одговори на четири питања: који резултат се очекује, како се овде ради, коме се обраћа и да ли овде припада. Платформа за учење може да помогне том прелазу, али га стварним чине руководилац и колеге.
