Цели проведения
Стартовая встреча имеет следующие цели:- познакомить членов команды, определить роли и обязанности каждого из работников;
- обсудить особенности и основные положения проекта;
- доходчиво поставить глобальную цель проекта, а также объяснить конкретные задачи каждого сотрудника;
- мотивировать работников на эффективную и плодотворную деятельность;
- установить правила и регламент выполнения заданий.
Основными принципами первой встречи должны служить простота и эффективность. Важно не перегрузить коллектив большим объемом информации и цифр, а донести базовые сведения и облегчить понимание рабочих процессов.
Основные шаги
Пошагово рассмотрим главные задачи, которые должны быть реализованы в ходе стартового собрания.Знакомство
В первую очередь руководитель должен представиться всем сотрудникам и попросить в порядке очереди сделать то же самое работников коллектива. Особенно важную роль данный шаг играет в том случае, если члены команды не знакомы и ранее не взаимодействовали друг с другом. Расскажите базовую информацию о себе: фамилия, имя, отчество, должность в организации и выполняемые функции.Повестка речи
Зачастую менеджеры опускают этот этап, считая его излишней тратой времени. Однако, на практике встреча проходит более эффективно, если сразу определить порядок обсуждения проекта. Расскажите о вопросах, которые будут рассматриваться, а также определите этап, когда участники могут задавать вопросы или выступать с предложениями.Разбор сути проекта и его целей
Сообщите сотрудникам о вопросах и проблемах, которые решает проект. Важно объяснить каждому члену коллектива, для чего будет выполняться та или иная работа.Не забывайте, что следует не только обозначить главную цель работы, но и уточнить конкретные задачи для каждой группы специалистов. Подробно опишите результат, который вы ожидаете от команды.
Описание этапов реализации проекта
Разделите реализацию проекта на несколько этапов, каждый из них должен иметь свой результат и точный срок завершения. Сообщите о процессах, которые могут выполняться параллельно, чтобы организовать максимально эффективную работу всех членов коллектива.Выделение роли каждого участника команды
Одной из главных целей собрания является предоставление детальной информации об обязанностях и ответственности каждого из сотрудников. Объясните, в какие группы будут объединены работники и каким образом они должны взаимодействовать друг с другом.Обязательно возьмите контакты каждого члена коллектива и расскажите, как они могут коммуницировать между собой.
Мониторинг проекта
Установите контрольные точки, о которых каждый сотрудник должен будет сообщить в отчете. Он может включать в себя следующие моменты:- статус реализации проекта в процентах;
- соблюдение графика;
- следование установленному бюджету;
- рабочая атмосфера в команде;
- краткое изложение результата проделанной работы;
- вопросы, возникающие в ходе реализации проекта;
- потенциальные риски.
Оценка результатов деятельности коллектива
Определите, каким образом будете оценивать работу сотрудников. Объясните, какие задачи являются первостепенными, а какие можно отсрочить в случае необходимости.Планирование последующих совещаний
Устанавливая график последующих встреч, вы можете напомнить работникам о наличии четких сроков и дедлайнов, которых нужно придерживаться.Другие вопросы для обсуждения
Также на первом собрании можно обсудить:- заказчика или инвестора, для которых коллектив выполняет проект;
- подрядчиков в том случае, если вы привлекаете сторонних сотрудников или другие компании для реализации определенных задач.
- короткое видео или презентация, которая поможет ознакомить коллектив с компанией и проектом. Помните, что она должна быть лаконичной и доступной.
- флипчарт, который дает возможность визуализировать особенно важные моменты и этапы.
Основные рекомендации
Современные технологии позволяют собрать на стартовое собрание всех участников команды, даже если они находятся в разных странах. Помните, что чем больше сотрудников будет присутствовать на первой встрече, тем легче будет приступить к выполнению работы.В том случае, если руководитель не может организовать совещание всех членов команды, следует пригласить как минимум одного представителя из каждого подразделения.
Нередко менеджеры проводят несколько kick-off митингов: как внутренних для сотрудников, так и внешних, совместно с заказчиком. Оптимальная длительность встречи – один час. Не стоит затягивать собрание, так как в этом случае внимание участников рассеивается.