Общаясь с заказчиками и кандидатами, я понял, что существует еще одна проблема, связанная с новыми сотрудниками, которых только взяли на работу – адаптация и введение в должность.
В компании часто думают, что предоставили место, кратко рассказали правила работы и все, на этом дело закончено, новый коллега стал активным участником команды. Новый сотрудник считает, что его просто привели на рабочее место и бросили, нужно самому разбираться, выяснять, бегать, а это тяжело, так как нет понимания структуры компании, что нужно конкретно делать, что и где находится, кто за что отвечает и так далее.
Я донес до клиентов данную ситуацию, рассказал о своих выводах и необходимости создания программы погружения, введение нового сотрудника в должность. Они согласились с моими словами и тем, что им нужна будет такая инструкция.
Я собрал данные по процессам работы и адаптации новых сотрудников в компаниях-заказчиках (если такие были). Получилась инструкция, полная и подробная. Она не является чем-то, что нужно выполнять точно по пунктам, все можно менять, адаптировать, упрощать или усложнять. Все зависит от вашей компании.
Инструкция по введению в должность новых сотрудников
Для компаний, в которых проводил исследования получились следующие параметры инструкции:- Этапы введения в должность – 6 этапов;
- Длительность каждого этапа – 1 неделя.
I этап (первая неделя) – подготовительная фаза
Задача:Детальное ознакомление с деятельностью компании.
Первый рабочий день
Почтовое объявление о выходе нового сотрудника (на всю компанию). В письме должно быть:
- фото,
- ФИО,
- должность,
- департамент,
- отдел.
Блок 1.
Ознакомительная информация о компании, порядке и условиях работы:
- история организации (можно дать ссылку на сайт компании, где описано);
- продукция и услуги (можно дать ссылку на сайт компании, где описано);
- структура управления (включая имена ключевых руководителей, расположение отдельных подразделений) — предоставляет отдел кадров в виде буклета;
- условия работы – рабочий график, отпуска и выходные, льготы для сотрудников — новый сотрудник должен обсудить с представителем отдела кадров;
- традиции, элементы корпоративной культуры, основные процедуры, существующие в компании;
- базовые документы компании (например, положение о защите персональных данных).
- постановка целей;
- создание мотивации – возможности роста заработной платы, повышения квалификации, профессионального роста.
Блок 2.
Информация о подразделении и рабочем месте сотрудника:
- представление коллегам;
- объяснение распорядка работы;
- ознакомление с Положением об отделе - в распечатанном виде;
- ознакомление с должностной инструкцией - в распечатанном виде.
- ознакомление с производственными функциями и особенностями работы отдела;
- ознакомление с документами, регламентирующими производственный процесс.
Подготовка пакета базовых документов и подписание – служба персонала.
Второй – четвертый (включительно) рабочие дни
Взаимодействие с подразделениями компании:
- перечень отделов, с которыми придется взаимодействовать в процессе работы;
- технология взаимодействия между подразделениями – письменная или устная форма, документы и особенности их оформления, сроки;
- возможные сложности производственного процесса;
- механизмы решения проблем;
- прецеденты;
- прикрепление к наставнику/куратору. Наставник/куратор (Тимлид в случае ИТ) назначается непосредственным руководителем отдела из числа наиболее опытных сотрудников. Задачи куратора планировать, сопровождать и оценивать работу нового сотрудника в период прохождения им испытательного срока (новый сотрудник предоставляет куратору отчеты о работе. Частота определяется персонально).
- Подписание документом о приёме (Например, приказ).
Пятый рабочий день
Руководитель отдела оценивает итоги первой ознакомительной недели работы и доводит информацию до нового сотрудника.
Ответственное лицо – руководитель отдела, наставник/куратор (Тимлид).
II этап (вторая неделя) – начальный период
Задача:Практическое ознакомление со своими обязанностями, требованиями к данной должности, требованиями к результатам работы, регламентами. Составление план-графика. Изучение план-графика работ новым сотрудником.
- куратор составляет план-график работ нового сотрудника (файл можно скачать тут).
- куратор сопровождает и оценивает работу нового сотрудника в период прохождения им испытательного срока (от месяца до трех);
- новый сотрудник работает по плану и предоставляет отчет в конце каждой недели.
Подведение итогов – в конце этой недели руководитель отдела дает первичную оценку соответствия заявленных знаний, умений и навыков реальным и дает рекомендации новому сотруднику.
III этап (третья и четвертая недели) – период приспособления
Задача:Включение в производственный процесс и приспособление нового сотрудника к правовому, социальному и организационному статусу компании. Интеграция в межличностные отношения. Продолжение выполнения задач из план-графика.
Подведение итогов первого месяца работы:
Руководитель отдела оценивает результаты работы, акцентируя внимание на социально-психологических аспектах: вхождение в коллектив, выстраивание отношений с коллегами, восприятие новой информации, не совпадающей с предыдущим опытом, реакция на критические замечания и так далее, при необходимости оказывает помощь новому сотруднику в создании нормальных межличностных отношений.
Ответственное лицо – руководитель отдела, наставник/куратор (Тимлид).
IV этап (пятая неделя) – завершение периода введения в должность
Задача:Стабильная работа.
Новый сотрудник осуществляет действия согласно плану в пределах своей компетенции.
В конце этой недели руководитель отдела подводит итоги периода адаптации и доводит информацию до нового сотрудника и службы персонала.
V этап
За неделю до окончания испытательного срока (в конце третьего месяца или ранее) руководитель отдела представляет в службу персонала служебную записку с обоснованием положительного или отрицательного решения в отношении нового работника, в том числе по вопросу изменения размера оплаты труда.Ответственное лицо – руководитель отдела, менеджер по персоналу. Подготовка пакета базовых документов – служба персонала.
График мероприятий (кратко)
I этап (первая неделя)Задача:
Детальное ознакомление с деятельностью компании, изучение документов и стандартов.
Ответственные лица:
- руководитель отдела;
- менеджер по персоналу.
Задача:
Практическое ознакомление со своими обязанностями, требованиями к данной должности, требованиями к результатам работы, регламентами. Составление план-графика. Изучение план-графика работ новым сотрудником.
Ответственное лицо:
- наставник/куратор (Тимлид).
Задача:
Включение в производственный процесс и приспособление нового сотрудника к правовому, социальному и организационному статусу Общества. Интеграция в межличностные отношения. Продолжение выполнения задач из план-графика.
Ответственное лицо:
- руководитель отдела;
- наставник/куратор (Тимлид).
Задача:
Стабильная работа.
В конце этой недели руководитель отдела подводит итоги периода адаптации.
V этап
За неделю до окончания испытательного срока (в конце третьего месяца или ранее) руководитель отдела представляет в службу персонала служебную записку с обоснованием положительного или отрицательного решения в отношении нового работника, в том числе по вопросу изменения размера оплаты труда.
Ответственное лицо:
- руководитель отдела;
- менеджер по персоналу.