Async-first: Как умные компании меняют правила игры

Что такое Async-first?

Уникальность Async-first

Рост популярности Async-first: статистика и факты

Для чего нужен Async-first?

1. Глобальные команды
   Если ваши коллеги разбросаны по разным континентам, синхронная работа становится проблемой. Async-first решает эту проблему, позволяя каждому работать в удобное время. Например, вы можете отправить сообщение в Slack в 10 вечера, а ваш коллега из Токио ответит на него в 7 утра по своему времени. И никто не будет нервничать из-за "почему ты не ответил сразу?".
2. Повышение продуктивности
   Исследование Harvard Business Review (2020) показало, что сотрудники тратят до 21 часа в неделю на встречи. Async-first сокращает это время, освобождая ресурсы для реальной работы. А новые данные подтверждают, что компании, внедрившие асинхронный подход, уменьшают время на встречи на 45% и повышают продуктивность на 32%. Кстати, если вы когда-нибудь сидели на встрече, которая могла бы быть email-ом, вы точно поймете, о чем я.
3. Work-life balance (Баланс между работой и личной жизнью)
   Async-first позволяет сотрудникам гибко планировать свой день, что особенно важно для родителей, студентов и тех, кто совмещает несколько проектов. Например, вы можете поработать утром, потом отвезти детей в школу, а вечером закончить задачи. И никто не будет спрашивать, почему вы не были на ежедневном стендапе в 9 утра.

Плюсы и минусы Async-first

• Гибкость. Вы можете работать в любое время, из любого места. Хотите поработать из кафе в Бали? Пожалуйста. Хотите закончить проект в 2 часа ночи? Почему бы и нет.
• Меньше встреч. Больше времени на выполнение задач. Как говорится, "встречи — это место, где минуты превращаются в часы, а часы — в дни".
• Глобальный охват. Легко работать с людьми из разных часовых поясов. Вы больше не ограничены географией.
• Документирование. Все обсуждения и решения фиксируются, что упрощает адаптацию новых сотрудников. Кстати, это также спасает от вечного "а мы это обсуждали?".

• Одиночество. Отсутствие синхронного общения может привести к чувству изоляции. Иногда хочется просто поболтать с коллегой за кофе, а не писать ему сообщение в Slack.
• Задержки в коммуникации. Если коллега ответит только через день, это может замедлить процесс. Особенно если вы ждете ответа, чтобы продолжить работу.
• Требует дисциплины. Не все умеют эффективно работать без внешнего контроля. Если вы из тех, кто откладывает все на последний момент, Async-first может стать для вас испытанием.
• Влияние на корпоративную культуру. Отсутствие регулярного личного взаимодействия может ослабить чувство принадлежности к команде.
• Сложность измерения эффективности. Без четких метрик и KPI трудно оценить, насколько хорошо работает асинхронный подход.

Как устранить минусы Async-first?

1. Одиночество и изоляция:
   • Регулярные неформальные онлайн-встречи (виртуальные кофе-брейки).
   • Использование виртуальных офисов (Gather Town, VK WorkSpace, TrueConf, Линк Встречи - бывший Webinar.ru, Sber Jazz, DION, VideoMost, Контур.Толк и другие).
   • Создание каналов для неформального общения в Slack или других мессенджерах.
2. Задержки в коммуникации:
   • Четкие сроки ответов на сообщения (например, "ответ в течение 24 часов").
   • Система приоритетов задач, чтобы срочные вопросы решались быстрее.
   • Использование инструментов для автоматизации напоминаний (например, Trello или Asana).
3. Дисциплина и самоорганизация:
   • Использование техник тайм-менеджмента (Pomodoro, GTD).
   • Обучение по самоорганизации и тайм-менеджменту (полезно вообще всем).
   • Внедрение системы регулярной отчетности для контроля прогресса.
4. Корпоративная культура:
   • Регулярные командные мероприятия, даже если они виртуальные.
   • Поощрение открытости и прозрачности в коммуникации.
   • Создание миссии и ценностей, которые объединяют команду, независимо от формата работы.
5. Измерение эффективности:
   • Внедрение KPI, связанных с выполнением задач и удовлетворенностью сотрудников.
   • Регулярные опросы для оценки уровня вовлеченности и удовлетворенности.
   • Анализ данных о продуктивности и скорости выполнения задач.

Сравнение с другими подходами

Дополнительные метрики эффективности Async-first

1. Скорость выполнения задач:
   • Время от постановки задачи до ее завершения.
   • Пример: в Async-first среднее время выполнения задач сократилось на 15% благодаря меньшему количеству отвлечений.
2. Уровень вовлеченности сотрудников:
   • Измеряется с помощью опросов и анализа активности в рабочих инструментах.
   • Пример: 85% сотрудников отмечают, что чувствуют себя более вовлеченными благодаря гибкому графику.
3. Качество коммуникации:
   • Количество ошибок или недопониманий в проектах.
   • Пример: в Async-first количество ошибок из-за недопонимания сократилось на 20% благодаря четкому документированию.
4. Удовлетворенность клиентов:
   • Скорость и качество выполнения запросов клиентов.
   • Пример: клиенты отмечают, что ответы на их запросы стали более качественными и своевременными.
5. Коэффициент удержания сотрудников:
   • Насколько реже сотрудники увольняются в условиях Async-first.
   • Пример: в компаниях, внедривших Async-first, текучесть кадров снизилась на 10%.

Преодоление сопротивления изменениям

1. Объяснение преимуществ:
   • Проведите встречи или вебинары, чтобы объяснить, как Async-first улучшит их работу.
   • Приведите примеры успешного внедрения в других компаниях (GitLab, Basecamp).
2. Постепенное внедрение:
   • Начните с малого: сократите количество встреч и замените их асинхронными отчетами.
   • Постепенно увеличивайте долю асинхронной работы.
3. Обучение и поддержка:
   • Проведите обучение по использованию инструментов (Slack, Notion, Trello).
   • Предоставьте доступ к курсам по тайм-менеджменту и самоорганизации.
4. Обратная связь и адаптация:
   • Регулярно собирайте обратную связь от сотрудников.
   • Адаптируйте процессы на основе их предложений.
5. Мотивация и поощрение:
   • Поощряйте сотрудников за успешное выполнение задач в асинхронном режиме.
   • Внедрите систему бонусов или премий за соблюдение дедлайнов.
6. Создание культуры доверия:
   • Покажите, что Async-first — это не контроль, а доверие к сотрудникам.
   • Подчеркните, что результаты важнее присутствия на встречах.

Примеры успешного внедрения Async-first

1. GitLab
   Одна из самых известных компаний, полностью перешедших на Async-first. Все сотрудники GitLab работают удаленно, а встречи сведены к минимуму. По данным их отчета за 2021 год, 90% сотрудников считают Async-first ключевым фактором их продуктивности. У GitLab даже есть открытый справочник по асинхронной работе, который может использовать любая компания.
2. Basecamp
   Активно продвигает асинхронную работу, используя свои же инструменты для управления проектами. Их подход позволяет сотрудникам работать всего 4 дня в неделю, сохраняя высокую эффективность. Компания публично заявляет о своих принципах работы, что делает ее примером успешного внедрения Async-first.
3. Doist
   Компания активно использует Async-first. Они даже выпустили гайд по асинхронной работе, где подробно описывают свои подходы и инструменты. Это делает их примером, подтвержденным публичными данными.
4. Zapier
   100% удаленная компания, которая успешно работает в асинхронном режиме. Они делятся своим опытом в блоге, где подробно описывают, как организована их работа. Это подтверждает их приверженность Async-first.
5. И другие (например): Buffer (США), Automattic (США), Remote (США), Toptal (США), GitScrum (Бразилия).

Исследования и данные, подтверждающие эффективность Async-first

1. Buffer (2022):
   98% удаленных сотрудников хотели бы продолжать работать удаленно, а 72% считают Async-first важным элементом их работы.
2. Owl Labs (2021):
   Компании, внедрившие Async-first, отмечают рост продуктивности на 22% и снижение уровня стресса у сотрудников.
3. Harvard Business Review (2020):
   Сокращение количества встреч на 30% приводит к увеличению времени на глубокую работу на 40%.

Инструменты для Async-first

1. Коммуникация:
   
   • Slack (Mattermost, Dialog).
   • Twist (Telegram, VK WorkSpace).
2. Управление задачами:
   
   • Notion (Таймпад, Weeek, Мегаплан, Kaiten, Planfix и другие).
   • Trello (Яндекс.Трекер, Bitrix24, Pyrus, YouGile, Kaiten).
   • Asana (Мегаплан).
3. Виртуальные офисы:
   
   • Gather Town (VK WorkSpace).
   • Zoom (TrueConf, DION, Sber Jazz, Линк Встречи и другие).
4. Платформы для обучения и вебинаров:
   
   • ВКурсе (онлайн-платформа для обучения и совещаний).
   • Pruffme (платформа для вебинаров и видеоконференций).
   • DION (платформа для корпоративного обучения).

Рекомендации для руководителей

1. Как начать внедрение:
   
   • Сократить количество встреч и заменить их асинхронными отчетами.
   • Обучить команду пользоваться инструментами (Slack, Notion, Trello).
   • Установить четкие правила коммуникации ("ответ в течение 24 часов").
2. Как мотивировать команду:
   
   • Объяснить преимущества Async-first.
   • Поощрять сотрудников за самостоятельность.
3. Как избежать ошибок:
   
   • Не перегружать сотрудников сообщениями.
   • Регулярно собирать обратную связь.
4. Как измерить успех:
   
   • Оценивать уровень продуктивности и стресса.
   • Проводить опросы сотрудников.

Прогноз развития Async-first

• Дальнейший рост популярности — по данным за 2023 год, темпы внедрения Async-first увеличились на 34%.
• Расширение географии — больше компаний из Европы и Азии переходят на этот формат.
• Гибридные модели — 36% компаний совмещают Async-first с синхронной работой.
• Новые инструменты — развитие платформ для асинхронного взаимодействия.

Совмещение Async-first и Scrum: пошаговое руководство

Основные принципы совмещения

• Сохраняем структуру Scrum, но делаем процессы асинхронными.
• Фокус на письменной коммуникации вместо встреч.
• Используем инструменты для документирования.

Адаптация ключевых элементов Scrum

• Вместо личных встреч - асинхронное обновление бэклога.
• Четкая документация требований к каждой задаче (очень помогает во всех проектах, ведь наличие общей документации и хорошо описанных задач устраняет большое количество проблем и ускоряет процесс разработки).
• Приоритезация через комментарии и голосования (не исключает приоритеты на ряд задач сверху).

• Планирование спринта через документ с четкими целями и временными оценками задач (да, я обожаю простую оценку задач в часах).
• Ежедневные обновления статуса в письменной форме.
• Демонстрация результатов через записанные презентации.

• Product Owner: обновляет бэклог и отвечает на вопросы асинхронно.
• Scrum Master: модерирует процессы через письменные инструкции.
• Команда: работает над задачами независимо.

Замена встреч на асинхронные процессы

• Вместо 15-минутной встречи:
  • Каждый член команды пишет краткий отчет:
    • Что сделал вчера.
    • Что планирует сегодня.
    • Какие есть препятствия.
  • Размещает в общем канале до 10:00 (например).
  • Коллеги оставляют комментарии.

• За 3 дня до начала спринта:
  • Product Owner готовит документ с целями.
  • Команда изучает и задает вопросы (в идеале аналитик учитывает вопросы, анализирует, что не понятно команде и вносит дополнения/корректировки в ТЗ).
  • В течение 24 часов голосует за задачи.
  • Финальное планирование оформляется письменно.

• Вместо живой демонстрации:
  • Команда записывает видео-презентацию (идеально подходит для демонстрации на сдаче).
  • Готовит письменный отчет о достижениях.
  • Ставит задачи на следующий спринт.
  • Все участники оставляют комментарии.

• За 2 дня до встречи:
  • Каждый готовит письменные отзывы.
  • Собираются в документе все предложения.
  • Голосование за приоритетные улучшения.
  • План действий оформляется письменно.

Необходимые инструменты

• Система управления задачами (Jira, Trello).
• Коммуникационный инструмент (Slack, Microsoft Teams).
• Система для документирования (Notion, Confluence).
• Инструмент для записи видео (Loom, ScreenToGif).

Правила эффективной работы

• Устанавливать четкие дедлайны для ответов.
• Использовать шаблоны для документации.
• Регулярно обновлять информацию.
• Отвечать на комментарии в течение рабочего дня.
• Документировать все решения.

Пример недельного цикла

• Асинхронное планирование спринта.
• Распределение задач.
• Подготовка документации.

• Ежедневные письменные обновления.
• Асинхронные обсуждения.
• Работа над задачами.

• Подготовка к демонстрации.
• Письменный отчет о прогрессе.
• Планирование следующей недели.

Метрики успеха

• Скорость выполнения задач.
• Качество документации.
• Уровень удовлетворенности команды.
• Достижение целей спринта.
• Снижение времени на встречи.

Важные моменты

• Требуется время на адаптацию (да, многим очень трудно себя поменять, многие боятся, что тогда вместо долгих рассказов останется одно предложение и их безделье увидят все).
• Нужно четкое понимание целей.
• Важно поддерживать культуру письменной коммуникации.
• Необходимо регулярно собирать обратную связь.

Возможности такого подхода

• Сохранить преимущества Scrum.
• Увеличить гибкость работы.
• Снизить количество встреч.
• Улучшить документирование.
• Эффективно работать в разных часовых поясах.

В статье я использовал эти источники данных

1. Remote Work Trends 2023 Report
2. Gartner Research: Asynchronous Work Models
3. Forrester Wave: Remote Work Solutions
4. Annual Reports компаний (GitLab, Buffer, Automattic)
5. State of Async Work 2023 Survey

Вывод